Praktische Tipps zum BEM-Datenschutz

1. Datenschutzgerechte Betriebs-/Dienstvereinbarung gestalten

Setzen Sie sich für eine klar geregelte Betriebs-/Dienstvereinbarung zum BEM ein. Darin sollten sowohl der Ablauf des Verfahrens als auch der Umgang mit den Daten detailliert und transparent festgeschrieben sein. Eine gute BEM-Vereinbarung schafft Verlässlichkeit für alle Beteiligten.

2. Wichtige (Datenschutz-)Eckpunkte

Folgendes sollte in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung geregelt werden:

• Geltungsbereich und Freiwilligkeit: Klarstellen, dass das BEM allen Beschäftigten ab einer bestimmten Fehlzeit angeboten wird und nur mit freiwilliger Zustimmung stattfindet.
• BEM-Ablauf und Beteiligte: Den Verfahrensablauf beschreiben (Einladung, Erstgespräch, eventuelle weitere Termine) und festlegen, wer Teil des BEM-Teams ist. Zum Beispiel: immer der BEM-Beauftragte aus HR und auf Wunsch die Interessenvertretung (Betriebs- oder Personalrat bzw. SBV), ggf. der Betriebsarzt etc.
• Datenerhebung und -verwendung: Genau definieren, welche Daten für das BEM erhoben werden (z. B. Fehlzeiten, Angaben zur gesundheitlichen Einschränkung) und zu welchem Zweck. Festlegen, dass das Erheben, Speichern und Übermitteln der Daten die Einwilligung der Betroffenen erfordert; diese Einwilligung ist schriftlich zu erteilen und kann jederzeit widerrufen werden. Festhalten, dass eine Verwendung ausschließlich zur Wiedereingliederung erfolgt (Zweckbindung) und keine Weitergabe an Dritte ohne Zustimmung erfolgt. Regeln, dass die Weitergabe von Gesundheitsinformationen an das BEM-Team durch Ärzte nur zulässig ist, wenn die Ärzte zuvor von ihrer Schweigepflicht entbunden werden.
• Dokumentation und Aktenführung: Regeln, dass eine separate BEM-Akte geführt wird. Betroffene können ihre BEM-Akte jederzeit einsehen; ansonsten haben nur berechtigte Personen, die eine Verschwiegenheitserklärung unterzeichnet haben, ein Einsichtsrecht. In der Personalakte wird nur das Nötigste (BEM-Angebot und Abschluss) vermerkt. Alle BEM-Unterlagen werden vertraulich behandelt und unter Verschluss gehalten.
• Zugriffsberechtigte und Vertraulichkeit: Festlegen, wer Zugriff auf die BEM-Akte hat (möglichst wenige definierte Personen) und dass alle Beteiligten zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Die zu unterzeichnende Verschwiegenheitserklärung (nach § 53 BDSG) wird zur Personalakte genommen.
• Aufbewahrungsfrist und Löschung: Einen konkreten Zeitraum bestimmen, nach dem BEM-Daten zu löschen sind (z. B. drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens) und das Verfahren der Vernichtung beschreiben. (Einen konkreten Vorschlag für ein Löschkonzept gibt es in der aktuellen Ausgabe 8/2025.)
• Keine Nachteile und Widerruf: Festhalten, dass die Teilnahme oder Nicht-Teilnahme am BEM keine negativen Konsequenzen für Betroffene hat. Zudem soll geregelt werden, dass Beschäftigte das BEM abbrechen oder ihre Einwilligung zurückziehen können, ohne daraus Nachteile zu erleiden.

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Neugierig geworden?

Den kompletten Beitrag finden Sie in »Arbeitsschutz und Mitbestimmung« Ausgabe 8/2025.

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