Teilnehmer am Deutscher Personalräte-Preis 2021

Kurzbeschreibung
Überstunden werden nun korrekt von digitalem System erfasst

Motiv
Das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) ist eine der größten Universitätskliniken in Deutschland. Die einzelnen Kliniken und Bereiche gingen bisher sehr unterschiedlich mit der Dienstplanerstellung und den geleisteten Überstunden im ärztlichen Dienst um. Die Dienstplanung erfolgt seit Jahren hauptsächlich mit dem Programm SP Expert, das mit dem Personalmanagementsystem SAP Human Capital Management (HCM) verknüpft ist; über das System erfolgt auch die Auszahlung von Zeitzuschlägen. Die Nutzung beider Programme war nicht mitbestimmt. Überstunden, die nicht durch Freizeit ausgeglichen werden konnten, werden nicht automatisch ausgezahlt. Einige Kliniken und Bereiche hinterlegten gar keine SOLL-Dienstpläne in SP Expert oder die IST-Dienstpläne entsprachen einfach den SOLL-Dienstplänen. Überstunden wurden entweder gar nicht in SP Expert eingetragen oder häuften sich dort an, weil kein Freizeitausgleich genommen werden konnte und sie auch nicht tarifvertragskonform ausgezahlt wurden. Bis zum Sommer 2018 sammelten sich allein im ärztlichen Dienst ca. 90.000 Überstunden an und die Unzufriedenheit unter den Beschäftigten wuchs.

Vorgehen
Der WPR führte Gespräche mit der Dienststelle, um die im Tarifvertrag verankerten Rechte der Beschäftigten umzusetzen und hierfür mit der Dienststelle eine digitale Lösung zu finden. Aus dem Tarifvertrag ergibt sich das Recht der Beschäftigten, dass ihre Arbeitszeit elektronisch dokumentiert wird.
Der WPR definierte seine Ziele: 1) Mit allen in SP Expert dokumentierten Überstunden soll tarifvertragskonform umgegangen werden. 2) Alle SOLL-Dienstpläne sollen rechtzeitig in SP erstellt werden. 3) Alle Änderungen (= IST-Dienstplan) sollen von Ärztinnen und Ärzten eigenständig in SP Expert eingetragen werden können. Um diese Ziele zu erreichen, gründete der WPR die Arbeitsgruppe „Umgang mit Überstunden im Dienst“, die gemeinsam eine SOP (Standard Operation Procedure) „Umgang mit Überstunden im Ärztlichen Dienst“ erarbeitete und vereinbarte, dass alle SOLL- und IST-Dienstpläne in SP Expert gepflegt werden sollen. Um die Altüberstunden (ca. 90.000) abzubauen, wurde eine Übergangsphase vereinbart, bei dem es viel Freizeitausgleich gab, ein Großteil der Überstunden aber auch ausgezahlt wurde. Seit 1.1.2020 ist ein komplett tarifvertragskonformer Umgang mit in SP Expert dokumentierten Überstunden sichergestellt. Im Juli 2019 schlossen die Parteien eine Regelungsabsprache über die vorläufige Nutzung des SAP HCM-Systems. Im Januar 2020 wurde die Arbeitsgruppe „Dienstplansicherheit“ gegründet, um zu erreichen, dass alle SOLL-Dienstpläne einen Monat vor Beginn des Dienstplanturnus in SP eingetragen sind – was auch erreicht wurde. Im Dezember 2020 schlossen die Parteien eine Dienstvereinbarung zu SP Expert, seit Januar 2021 gibt es eine Pilotphase.

Ergebnis
Alle dokumentierten Überstunden werden jetzt tarifvertragskonform als Freizeitausgleich vergütet. Sollte dies nicht möglich sein, werden die Überstunden nach drei Monaten automatisch ausgezahlt. Die Dienstplanung erfolgt in SP Expert einen Monat vor Beginn des Dienstplanturnus und kann von den Beschäftigten eingesehen werden. Mehrere Hundert Ärzte und Ärztinnen haben bereits einen eigenen Zugang zur Dienstplansoftware SP Expert und können Überstunden eintragen.