Nominierung: Deutscher Personalräte-Preis 2020

Örtlicher Personalrat Bundeskriminalamt, Berlin
Projekt: Innovative Ausgestaltung von Personalversammlungen zur Erhöhung der Mitarbeiterbeteiligung          

„Wir wollen möglichst viele Beschäftigte über unsere Personalratsarbeit informieren und sie daran beteiligen. Das ist in Zeiten einer großen Flut von Informationen und Verpflichtungen nicht leicht. Wir haben deshalb innovative Wege gesucht, um die Beschäftigten neugierig zu machen. Wir halten es dabei für wichtig, auch digitale Formen der Beteiligung an Personalratsarbeit anzubieten. Inhalte können aus unserer Sicht nur vermittelt werden, wenn sie Interesse erwecken und in einer Sprache übermittelt werden, die auch von der jungen Generation verstanden wird. Beides wollten wir mit unserem Projekt erreichen.“

Thomas Helf, PR-Vorsitzender (re.)

Daten und Stichworte zum Projekt

Kurzbeschreibung

Eine geänderte Struktur der Personalversammlung und die Abgabe von Fragen über einen QR-Code steigern die Beteiligung der Mitarbeiter in den Personalversammlungen.

Motiv

Seit 10 Jahren versendet der Personalrat zwei Monate vor der jeweiligen Personalratsversammlung Beteiligungsbögen, in den die Beschäftigten Themen eintragen konnten, die ihnen wichtig sind. Diese wurden dann auch in den Tätigkeitsbericht aufgenommen.  Daneben wurden die Beschäftigten während der Personalversammlung gebeten, sich aktiv mit Wortbeiträgen zu beteiligen, allerdings war die Beteiligung hier eher überschaubar: Es gab in der Regel 7 bis 8 schriftliche Themenmeldungen und maximal zwei Wortbeiträge bei der Versammlung. Mit zwei Monologblöcken (Tätigkeitsbericht des Vorstands und Antwort der Amtsleitung) war die Personalversammlung nicht sehr lebendig und regte die Mitarbeiter auch nicht an, sich aktiv an der Personalversammlung zu beteiligen. Der Personalrat wollte diese Monologe durchbrechen, um die Veranstaltung lebendiger zu gestalten und die Beteiligung der anwesenden Beschäftigten bei der Personalversammlung deutlich zu erhöhen.  

Vorgehen

Zunächst änderte der Personalrat die Struktur der Personalversammlung: Jetzt stellt der Personalratsvorsitzende am Anfang in 10 Minuten kurz die Themen vor. Darauf antwortet der Präsident ebenfalls maximal 10 Minuten. Anschließend folgt eine Podiumsdiskussion, die nun den Schwerpunkt der Versammlung darstellt. Hierbei sitzen sich der Vorstand des Personalrats und die Amtsleitung gegenüber; ein Mitglied des Personalrats moderiert die Diskussion. In dieser werden maximal zwei bis drei Schwerpunktthemen behandelt, wobei die Amtsleitung die Abteilungsleitungen für Stellungnahmen einbinden kann. Am Tisch sitzt ebenfalls der Dienststellenleiter Berlin und die Verwaltungsleiterin, damit die Beschäftigten auch aus deren Perspektive Informationen hören. Vor der Veranstaltung erhalten die Mitarbeiter einen QR-Code, mit dem sie in einem geschlossenen System Fragen an die Diskussionsrunde stellen können. Diese Fragen werden von zwei Mitgliedern des Personalrats gesichtet, bei Themengleichheit zusammengefasst und dann per Mail auf den Rechner des Moderators geschickt, der sie dann in die Diskussion einbringt. Hierfür wurde ein hinreichend starker Router beschafft, um die zügige Erreichbarkeit der Diskussionsrunde sicherzustellen. Mitarbeiter, die kein Smartphone besitzen, können ihre Fragen ganz klassisch mit einem Beteiligungsbogen einreichen, der 4 Wochen vor der Versammlung versendet wird. In der Versammlung wird auch weiterhin um Wortbeiträge gebeten, es können die Fragen aber auch direkt in der Versammlung aufgeschrieben und dann dem Personalrat gegeben werden. 

Ergebnis

Die neue Struktur wurde seit Sommer 2018 in drei Personalversammlungen umgesetzt und jedes Mal beteiligten sich zwischen 50 und 60 Mitarbeiter über den QR-Code an der Diskussion. Der Rücklauf mit den Beteiligungsbogen liegt wie vorher bei rund 10. Da die Themen nicht spezifisch sind, kommt fast jeder Abteilungsleiter zu Wort. Das gewährleistet einen ständigen Beitrag der Redner, was die Personalversammlung sehr abwechslungsreich macht. Positiv aufgenommen wurde auch der neu gestaltete Diskussionsteil. Die kurzen Redebeiträge im Wechsel erlauben einen Schlagabtausch, der durch lange Redebeiträge im Block nicht erzielt werden kann. Die Personalversammlung soll in dieser Version weiter gestärkt und perspektivisch ausgebaut und um digitale Elemente erweitert werden.