Teilnehmer am Deutscher Personalräte-Preis 2021

Kurzbeschreibung

Ansprechend gestaltete virtuelle Personalversammlung steigert Teilnahme der Belegschaft

Motiv

In der Stadtverwaltung Offenburg sind über 1.000 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beschäftigt. Aufgrund der Corona-Pandemie konnte die Personalversammlung, die üblicherweise in einer Halle abgehalten wird, nicht stattfinden. Der Personalrat wollte die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dennoch ausführlich über seine Projekte und Arbeit informieren und entschied sich, die Personalversammlung virtuell abzuhalten.

Vorgehen

Der Personalrat analysierte zusammen mit der JAV die letzten Personalversammlungen, betrachtete sich den Ablauf der einzelnen Versammlungen und überlegte, welche Bestandteile digital umgesetzt werden konnten. Da die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in die virtuelle Personalversammlung einbezogen werden sollten, diskutierte der Personalrat, welche Beteiligungsform zu bevorzugen wäre: Live-Stream, bei dem die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen live ihre Fragen stellen und die Arbeit des Personalrats kommentieren können oder mehrere Videos, über die die Beschäftigten informiert werden. Der Personalrat entschied sich für Videos, da so Abläufe entzerrt werden können. Bei einem Live-Stream hätten die Beschäftigten die Arbeitsplätze zu einem bestimmten Zeitpunkt verlassen müssen, was im Bereich der Kita-Einrichtungen zu größeren Personalversammlungen hätte führen können. Bei einzelnen Videos hätten die Beschäftigten die Möglichkeit, diese zu unterschiedlichen Zeiten anzusehen. Der Personalrat wollte mehrere Videos drehen und den Beschäftigten über das Intranet zur Verfügung zu stellen; sollte auf das Intranet nicht zugegriffen werden können, sollten in einigen Stellen in der Verwaltung Beamer und Leinwände aufgestellt werden, sodass man sich bei Interesse die Videos vor Ort ansehen kann. Der Personalrat forderte die Mitarbeiter auf, Fragen zu stellen und verwies darauf, dass Führungskräfte diese in einem Video beantworten werden.

Ergebnis

Anfang November 2020 veröffentlichte der Personalrat sechs Videos im Intranet: Begrüßungen, Tätigkeitsbericht und ein Video, in dem Fragen der Mitarbeiter beantwortet wurden, die diese vorab gestellten hatten: es gab 16 Fragen zu Themen wie Arbeitszeit, Umgang mit Minusstunden, Einführung eines Jobrads, Hygienestandards in Pandemiezeiten. Schon allein das war ein Erfolg, da in den Präsenzveranstaltungen die Hemmschwelle für Fragen zu hoch war. Als Drehort für die Videos wurde das Palmenhaus der technischen Betriebe gewählt. So wurde eine angenehme Atmosphäre geschaffen, von denen auch die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beim Ansehen der Videos profitierten. Das beliebteste Video wurde 316-mal aufgerufen, im Schnitt wurden die Videos 220-mal aufgerufen. Der Personalrat schätzt, dass sich bis zu 650 Beschäftigte die Videos ansahen, was eine Steigerung von ca. 40% zu der bisherigen Teilnahme an der Präsenzveranstaltung bedeutete. Die Beschäftigten erhielten Zeitgutschriften, die der bisherigen Dauer der Präsenzveranstaltung entsprachen. In der virtuellen Personalversammlung konnte auch ein Grußwort des Betriebsleiters der technischen Betriebe aufgenommen werden, was bisher aus zeitlichen Gründen nicht möglich war. Der Personalrat plant, auch in Zukunft regelmäßig Frage-Antwort-Videos zu veröffentlichen, um so die Betriebsöffentlichkeit schneller zu informieren. Des Weiteren wird es künftig einen monatlichen Newsletter geben, in dem von den Ergebnissen der 14-tätigen Sitzung berichtet wird. Darüber hinaus bereitet der Personalrat einen Podcast vor, um über seine Arbeit zu berichten.