Teilnehmer am Deutscher Personalräte-Preis 2021

Kurzbeschreibung

In Videos stellen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ihre Arbeit den Kollegen und Kolleginnen vor

Motiv
Im BLfD sind derzeit ca. 360 Personen beschäftigt, die sich auf sechs Dienststellen bayernweit verteilen. Anfang 2020 initiierte der Personalrat (PR) ein Meinungsbild mit 30 Antworten zu Vorgesetzen, Eigenbefinden und zur Sicht auf die Amtsstrukturen. Versuche, die Problemfelder, die sich aus der Befragung ergeben, zu ändern oder ihnen abzuhelfen (z.B. über Team-Veranstaltungen oder Schulungen), konnten wegen Corona nicht umgesetzt werden. Außerdem bestand ein „Wir-Gefühl“ nur in kleineren Organisationseinheiten, die Mehrheit der Beschäftigten empfand das Amt nicht als Einheit. Der PR sah die Ursachen in der Personalknappheit und der sich daraus ergebenen Arbeitsverdichtung, was die Beschäftigten zeitlich daran hindert, andere Abteilungen kennenzulernen. Der PR wollte das „Wir-Gefühl“ unter den Beschäftigten und das Verständnis für die Tätigkeiten in anderen Bereichen stärken. Des Weiteren sollte der Kontakt untereinander trotz Corona aufrechterhalten und wenn möglich weiterentwickelt werden.

Vorgehen
Aus den Besprechungen, die aufgrund der Corona-Situation per Videokonferenz stattfanden, entwickelte sich die Idee, dass Beschäftigte ihren Arbeitsplatz online vorstellen und am Ende Fragen von Kollegen und Kolleginnen beantworten. In einem Monatsgespräch stellte der PR das Konzept der Amtsleitung vor, die dieses Projekt begeistert unterstützte. Es wurde vereinbart, dass einmal wöchentlich zu einem festen Termin ca. 45 bis 60 Minuten während der Arbeitszeit ein Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin seinen bzw. ihren Arbeitsplatz vorstellt. Um die Idee unter den Beschäftigten bekannt zu machen, übernahmen Mitglieder des PR die ersten Termine und berichteten aus ihren Arbeitsfeldern.

Ergebnis
Seit Anfang Februar 2021 läuft der „Blick hinter den Kulissen“ mit ca. 1/3 der Beschäftigten (ca. 115 Mitarbeiter), die live online dabei sind. Die Rückmeldungen sind durchweg positiv. Besonders die Fragerunde wird intensiv genutzt und es entstehen Ideen zu einer fachlichen Zusammenarbeit. Die Führung sieht die Entwicklung positiv und bestärkt die Beschäftigten, sich Zeit zu nehmen, um eigene Präsentationen vorzubereiten. Aus allen Abteilungen zeigten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ihren Kollegen und Kolleginnen ihre Arbeit (u.a. „Gestatten, ich bin das Förderwesen“ – Alltag in der Geschäftsstelle für den Entschädigungsfonds“; „… was macht die eigentlich den ganzen Tag?“ – Aufgaben und Tätigkeiten als freigestellter Personalrat“). Die Terminplanung für die Videoreihe geht bis Juli 2021 und soll so lange fortgeführt werden, bis alle Bereiche des Hauses kennengelernt wurden. Die Videos werden zum größten Teil aufgenommen und in einem allgemein zugänglichen Ordner abgelegt, sodass auch neue Kollegen das Haus ebenfalls kennenlernen. Dieses Projekt gibt den Mitarbeitern nicht nur die Möglichkeit, ihre Arbeit vorzustellen, sondern auch die Chance, sich zumindest einmal die Woche „zu treffen“. Für den Winter plant der PR – sollten Präsensveranstaltungen wieder möglich sein –, in einer Personalversammlung alle Stühle mit Nummern zu versehen. Bei Betreten des Raums sollten alle eine Nummer ziehen und sich auf den entsprechenden Stuhl setzen, sodass es zu keiner Grüppchenbildung kommt. Dann sollen sich die Anwesenden zwei Minuten mit dem Nachbarn links unterhalten, dann mit dem Nachbarn rechts: Wer ist man und welche Funktion hat man im Amt.