Teilnehmer am Deutscher Personalräte-Preis 2021

Kurzbeschreibung

Digitale Teil-Personalversammlungen führen zu einem intensiven Austausch mit den Beschäftigten

Motiv
Im Juni 2020 gründete sich der Personalrat als örtlicher Personalrat neu und kam als komplett neues Gremium zusammen. Das Gremium besteht aus sieben ordentlichen Mitgliedern, die aus den Bundesländern Berlin, Brandenburg, Sachsen-Anhalt, Sachsen und Thüringen kommen, die über 25 Standorte mit ca. 240 Mitarbeitern betreuen. Die bereits geplante Präsenz-Personalversammlung musste aufgrund von Corona ersatzlos gestrichen werden. Um die Beschäftigten dennoch ausführlich zu informieren und auf dem Laufenden zu halten, wollte das Gremium eine digitale Veranstaltung organisieren, die informativ, aber auch unterhaltsam sein sollte. Es wurde überlegt, wie die ca. 240 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aus den unterschiedlichen Bereichen gemeinsam an einer Versammlung teilnehmen könnten, aber es wäre zu schwer, einen Termin zu finden, an dem alle teilnehmen können, denn die Betreuung der Kunden sollte nicht leiden; darüber hinaus ist eine große Personalversammlung in digitaler Form mit 240 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen auch unpersönlich. Der Personalrat entwickelte ein digitales Konzept, dass so im BPersVG nicht geregelt war: Aus einer großen Personalversammlung sollten 19 Teilpersonalversammlungen werden. Das würde einen intensiven Austausch zwischen den Beschäftigten und dem Personalrat ermöglichen und die Personalratsmitglieder hätten die Möglichkeit, sich den einzelnen Teams vorzustellen und die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen besser kennenzulernen. Mit Teil-Personalversammlungen könnte auch die digitale Distanz, die durch eine große Veranstaltung gegeben wäre, ausgeräumt werden.

Vorgehen
Um die Teilnehmer zum Mitmachen zu motivieren, nutzte der Personalrat verschiedene Anwendungen und Internetseiten, um interaktive Elemente zu erstellen, wie Kahoot, eine spielebasierte Lernplattform, und menti.com, mit dem ein anonymes Abfragetool eingerichtet wurde. Die Erfahrungen mit „Skype“ waren im Gremium sehr unterschiedlich, sodass der Personalrat genaue „Schritt-für-Schritt- Anleitungen“ vorbereitete (beispielsweise bei der Benutzung des Smartphones für die interaktiven Anwendungen oder zum Aufrufen der angehängten Dokumente in Skype). Um die Teilnehmer dazu zu bringen, an der Veranstaltung teilzunehmen und diese auch mitzugestalten betitelte der Personalrat den Beginn der Veranstaltung mit „Kurz und knackig – Das bin ICH“. Jeder konnte seine Vorstellungen, Bedürfnisse und Erwartungen mitteilen, was aufgrund der Versammlung mit wenigen Personen möglich war; bei einer großen Veranstaltung wäre dies weder umsetzbar noch individuell gewesen. Der Personalrat wollte auch sein Motto „Zusammen mehr erreichen“ mit seinem Logo betonen und erstellte ein Video, um dies zu verdeutlichen.

Ergebnis
Die Absprache und Organisation für 19 einzelne Veranstaltungen erforderte eine besondere logistische Leistung und hatte eine sehr gute Teilnahmequote. Da der Personalrat aufgrund der virtuellen Versammlung einen Großteil der Kollegen und Kolleginnen nicht persönlich treffen konnte, überraschte er diese mit Süßigkeiten, versendet in liebevoll, handgefertigten Tüten mit dem Logo des Personalrats. Neben dem positiven Feedback schweißte die Zusammenarbeit an diesem Projekt auch das neu gegründete Gremium extrem zusammen, getreu dem Motto des Personalrats: „Zusammen mehr erreichen“.