Nominierung: Deutscher Personalräte-Preis 2023

Personalrat für das Verwaltungs- und technische Personal der Universität des Saarlandes, Saarbrücken

Projekt: Digitalpaten

"Bei der Universität des Saarlandes bleibt niemand auf der Strecke. Wir vermitteln Wissen gemeinsam.
Digitalisierung... wir sind bereit!"

Jörg Bautz, PR-Vorsitzender des Verwaltungs und Technischen Personals
der Universität des Saarlandes (5.v.re.)

Kurzbeschreibung

Die Digitalisierung nimmt einen immer größer werdenden Anteil unseres beruflichen Alltags ein. Viele Mitarbeitende kommen mit dieser rasanten Entwicklung nicht in Gänze mit und fühlen sich dadurch abgehängt. Aus diesem Grund hat der Personalrat folgendes Projekt entwickelt und an der Universität des Saarlandes etabliert:

Der PR unterhält und pflegt hierbei eine Datenbank, in der Digitalpaten (Mitarbeitende mit einer Affinität und Spezialkenntnissen zu digitalen Themen) gelistet sind. Die Paten werden über Werbeaktivitäten des PR gefunden. Mitarbeitende können sich bei Bedarf beim Personalrat melden und um Vermittlung eines Digitalpaten bitten. Dabei werden Inhalte und Komplexität der Anforderungen besprochen. Der PR vermittelt aus seiner Datenbank den passenden Paten. Die erste Kontaktaufnahme wird vom PR initiiert. Ziel im weiteren Verlauf ist es, den Mitarbeitenden über einen festgelegten Zeitraum von zunächst max. 6 Monaten Unterstützung in allen anfallenden Fragen rund um IT und Digitalisierung zu bieten. In Absprache mit den Vorgesetzten hat der PR davon überzeugen können, dass unsere Digitalpaten ihre Unterstützungstätigkeit als Dienstaufgabe ausüben dürfen.

Motiv

Die Universität des Saarlandes bietet zwar Kurse für Standard- Softwareanwendungen an und betreibt über das IT-Zentrum ein Ticketsystem, welches bei konkreten Problemen mit IT helfen soll, jedoch ist dies für Mitarbeitende oft nicht ausreichend, um die konkreten und häufig in der täglichen Anwendung auftretenden Probleme zu lösen. Außerdem ist unser Hochschul-Informations-Zentrum HIZ oft überlastet und kann nicht immer kurzfristig und umfassend reagieren. Dadurch entstand der Impuls des PR ein Konzept zur Lösung zu entwickeln.

Vorgehen

In Abstimmung mit der Stabsstelle „Digitalisierung und Nachhaltigkeit“ wurde daher das vorgelegte Konzept feinabgestimmt. Den Dezernatsleitungen und der Dienststelle wurde in mehreren Terminen das Konzept vorgestellt und für seine Durchführung geworben. Des Weiteren wurden Digitalpaten gesucht und in die Datenbank aufgenommen. Im letzten Schritt bewarb der PR über seine Verteiler bei den Mitarbeitenden das Projekt.

Ergebnis

• Schnelle, effiziente Hilfestellung für Mitarbeitende wird ermöglicht
• Das HIZ-Ticketsystem wurde deutlich entlastet
• Die Akzeptanz gegenüber Veränderungen im digitalen “Dschungel” wurde deutlich gesteigert
• Die Ängste “abgehängt” zu werden, wurden verringert
• Die Zufriedenheit und Produktivität haben sich bei den Mitarbeitenden erhöht
• Die Digitalpaten können in ihrer Rolle selbst zu einem höherem “Know-How” gelangen und fühlen sich wertgeschätzter
• Bedarf für weitere Qualifizierungsmaßnahmen wird ermittelt

Mittelfristiges Ziel ist es nun, die Möglichkeit der Digitalpatenschaft in den Onboarding-Prozess mit aufzunehmen und die Universität in ihrer Rolle als Arbeitgeber attraktiver zu machen