Nominierung: Deutscher Personalräte-Preis 2022

Personalrat der Stadt Gifhorn

Projekt: Einführung einer Mitarbeiter-App

► Interview in "Computer und Arbeit" 3/2023

»Immer und überall gut informiert - Die Stadt Gifhorn App! Wir haben alle Beschäftigten auf dem Weg der Digitalisierung im Boot.«

Reiko Müller, Personalratsvorsitzender (vorne Mitte)

Kurzbeschreibung

Es wurde eine Mitarbeiter-App für alle Beschäftigten eingeführt, insbesondere, um den Kolleginnen und Kollegen ohne Zugang zum Verwaltungsnetzwerk dienstliche Informationen und alternative Kommunikationsmöglichkeiten anzubieten.

Motiv

Mit den Neuwahlen der Personalvertretung 2020 in komplett neuer Besetzung haben wir festgestellt, dass mehr als 50% aller Beschäftigten keinen Zugang ins Intranet haben und keine oder nur eingeschränkt Informationen der Dienststelle erhalten. Im Rahmen der Digitalisierung wurde von der Verwaltung nicht ausreichend berücksichtigt, die Beschäftigten mitzunehmen, die nicht am PC arbeiten. Ein erstes Hauptziel war deshalb, die Kommunikation zu verbessern, Information und Transparenz zu gewährleisten.

Vorgehen

Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit des Personalrats selbst und der aus unserer Sicht mangelhaften Erfüllung der Informationspflichten der Dienststelle, wurde initiativ von Seiten des Personalrats die Einführung einer Mitarbeiter-App beantragt und die Gründung einer Projektgruppe um den Digitalisierungsbeauftragten vorgeschlagen und anschließend genauso ins Leben gerufen. Zum Anlass wurde ebenfalls die aktuelle Corona-Situation genommen, da Kommunikation und Information ab März 2020 stark beeinträchtigt waren. Es galt viele Sachverhalte zu berücksichtigen, datenschutzrechtlichen Belange, die Möglichkeit der Nutzung von Privatgeräten auf Basis von Freiwilligkeit, Zusatzfunktionen wie Chat, Auswahl und Ausschreibungsprozess usw.
Der Personalrat hat sich neben anderen Vertretern der Dienststelle in der Projektgruppe stets aktiv eingebracht und an dem gesamten Auswahlprozess, der Erarbeitung der Nutzungsrichtlinie und Erstellung der Dienstanweisung mitgearbeitet.
Das Projekt zur Einführung der Mitarbeiter-App für alle Beschäftigten wurde gemeinsam mit der Dienststelle, konstruktiv und im positiv zu erwähnenden partnerschaftlichen Miteinander strukturiert angegangen und mit positivem Ergebnis abgeschlossen.

Ergebnis

Einführung der Mitarbeiter-App zum 01.12.2021 inkl. Chat-Funktion unter Beachtung von Freiwilligkeit, den Regelungen der Dienstanweisung und des Datenschutzes (z.B. gruppenbasierte Informationsverteilung). Die "offizielle" dienstliche Kommunikation wird hiermit nicht betrieben, sondern weiter über die bisherigen Kanäle z.B. E-Mail.
Alle Beschäftigten erhielten als Werbeaktion einen Faltflyer mit einer Gummibärchentüte (Gimmick). Dieser sollte im November auf der Personalversammlung (PV) verteilt und die App vorgestellt werden. Leider musste die PV kurzfristig aufgrund der aktuellen Corona-Lage abgesagt werden. Die Bewerbung und erste Erfahrungen werden zur PV Ende Juni 2022 aufgefrischt.
Erste Erfahrungen zeigen, dass im handwerklichen Bereich (Reinigung, städtischer Bauhof) noch Nachholbedarf besteht, obwohl insgesamt bereits ca. 70% der Beschäftigten die App installiert haben. Dagegen wird die Lösung im Sozial- und Erziehungsdienst intensiv genutzt.